A. Pengenalan dan Ruang Lingkup
Tidak ada bisnis yang dapat bertahan lama dan berkembang dengan sendirinya, jika kita tidak bisa mengatur keuangan secara efektif. Seperti bisnis yang lainnya, Penyedia Layanan IT baik itu sebuah binis komersil ataupun bukan, membutuhkan manajemen keuangan. Itu harus memastikan bahwa kita memiliki jumlah uang yang tersedia untuk meletakkan rencana mereka ke dalam tindakan, dan untuk memastikan juga bahwa ia mengetahui bagaimana uang telah digunakan secara efektif atau apakah investasi baru yang diusulkan merupakan suara yang tepat. Kita harus memahami apa saja biaya layanan individual yang akan diberikan dan bagaimana biaya-biaya tersebut harus dibagi antara pengguna jasa, sehingga antara satu sama lain dapat menilai dampak perubahan permintaan dan pungutan biaya untuk layanan yang digunakan jika sesuai.
Manajemen Keuangan adalah tentang memelihara sumber daya keuangan organisasi, dan untuk memastikan bahwa mereka digunakan dengan sangat hati-hati dan penggunaan mereka dapat dipertanggungjawabkan. Manajemen keuangan memastikan bahwa organisasi itu memiliki pemahaman tentang biaya operasi, struktur biaya-biaya tersebut dan hal-hal yang mempengaruhi mereka. Ini membantu organisasi membuat keputusan yang terbaik tentang layanan yang harus disediakan, cara layanan yang harus ditetapkan, dan investasi yang diperlukan untuk pengiriman mereka dan efek dari perubahan pola-pola permintaan. Mengevaluasi nilai-nilai dari layanan bisnis dan jika relevan juga untuk dasar pengaturan harga bagi mereka. Bekerja dengan layanan manajemen portofolio membantu organisasi menentu layanan itu harus disediakan dan mereka-mereka yang harus dihentikan atau mengubahnya dalam beberapa cara.
Manajemen keuangan membantu dengan perencanaan keuangan dan memastikan bahwa rencana organisasi sejajar dengan kemampuannya untuk mendukung biaya keuangan dan mengelola resiko. Ia terus melacak pengeluaran sehingga kita mengetahui dengan jelas bagaimana uang telah digunakan. Dengan secara rutin membandingkan pengeluaran dan pendapatan dengan rencana keuangan dan anggaran, manajemen keuangan akan mengidentifikasi potensi masalah dan mengambil tindakan yang tepat untuk menjaga organisasi tetap pada jalur. Dimana biaya Penyedia Layanan IT untuk layanan, Manajemen Keuangan akan memberitahu tentang bagaimana ini harus diseleksaikan dan apa saja biaya yang harus dikenakan.
B. Maksud dan Tujuan
Tujuan Manajemen Keuangan untuk Layanan IT adalah untuk memastikan bahwa penggunaan yang optimal berasal dari sumber-sumber keuangan organisasi dan hal ini dicapai sesuai dengan kerangka dimana penyedia layanan ini beroperasi.
Tujuan Manajemen Keuangan adalah untuk memastikan bahwa:
- Uang dikelola dan digunakan dengan bijak
- Sumber daya keuangan yang tersedia selaras sepenuhnya dengan rencana organisasi dan persyaratan untuk Layanan Pengiriman IT.
- Keputusan investasi relevan dengan tujuan organisasi
- Resiko keuangan diidentifikasi dan dikelola secara efektif
- Tata Pemerintahan berada di tempat untuk memastikan efektifitas pengelolaan sumber daya keuangan dan mendefinisikan akuntabilitas yang jelas
- Organisasi mematuhi semua kewajiban peraturan keuangan yang relevan dan kebijakan keuangan dan strategi bisnis secara keseluruhan
Tujuan Utamanya adalah untuk memastikan bahwa:
- Ada sistem yang efektif untuk perencanaan keuangan dan penganggaran
- Rencana keuangan dan alokasi anggaran diselaraskan dengan portofolio layanan
- Semua investasi yang diajukan memiliki kasus bisnis yang memenuhi standar organisasi
- Semua resiko keuangan yang signifikan diidentifikasi dan dikendalikan sepenuhnya
- Ada sebuah kerangka kerja tata kelola yang sesuai dengan tempatnya dengan akuntabilitas yang jelas dan semua manajemen keuangan harus terlatih dalam kaitannya dengan itu
- Semua pengeluaran keuangan diperhitungkan dengan benar dan ada proses audit untuk memastikan pelayanan yang tepat untuk sumber daya keuangan
- Biaya dan nilai dari semua layanan, proses dan kegiatan yang dipantau, diukur dan dipahami, dan tindakan yang tepat diambil berdasarkan kinerja keuangan mereka.
C. Aktifitas dan Konsep
Budgeting
Hal ini penting untuk merencanakan ke depan untuk memastikan bahwa rencana bisnis sesuai dengan uang yang tersedia. Produk dari perencanaan ini adalah rencana keuangan atau anggaran yang diharapkan meliputi pengeluaran dan pendapatan untuk jangka waktu tertentu, biasanya satu tahun (keuangan). Pengeluaran dan pendapatan akan dibagi ke dalam kategori untuk memfasilitasi keuangan perencanaan, pengelolaan dan pengendalian.
Accounting
Proses di dalam akuntansi mengizinkan penyedia layanan TI untuk memperhitungkan pengeluaran dan pendapatan, menyediakan rincian bagaimana biaya dan pendapatan dibagi antara pelanggan, Layanan dan kegiatan. Analisis ini membantu menentukan efektivitas biaya layanan untuk membuat keputusan yang tepat untuk mereka. Penyedia layanan menyediakan rincian bagaimana biaya dapat dikaitkan dengan pelanggan dan pelanggan kelompok, memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi pelanggan utama dan dampak dari konsumsi layanan mereka. Informasi yang dikumpulkan melalui proses akuntansi menyediakan pemantauan anggaran dengan data pengeluaran dan pendapatan, yang akan digunakan untuk mengevaluasi efektivitas kontrol keuangan dan untuk menentukan jika tindakan diperlukan untuk memperbaiki setiap variasi yang signifikan dari anggaran.
Charging
Keputusan untuk pembebanan adalah keputusan strategis yang akan diambil dengan hati-hati. Pembebanan tidak hanya meningkatkan biaya operasi dari penyedia layanan TI, tetapi juga meningkatkan akuntabilitas, paparan dan transparansi. Pelanggan dapat membandingkan apa yang mereka dapatkan dari itu dengan apa yang mereka harus membayar, dan mereka dapat lebih mudah membandingkan penyedia TI rumahan dengan alternatif. Pembebanan menyediakan sarana untuk mempengaruhi perilaku nasabah, membentuk permintaan dan penggunaan sesuai kapasitas, sehingga mengurangi biaya dan risiko. Tanpa pembebanan, banyak pelanggan dan pengguna akan melihat layanan TI sebagai gratisan dan akan membuat tuntutan pada layanan ini dengan sedikit minat dalam implikasi keuangan atau operasional. Pengenalan pembebanan membantu mengubah sikap.
Business Case
Semua organisasi perlu untuk berinvestasi dengan bijak dan peran kunci manajemen keuangan adalah untuk mengevaluasi proposal untuk investasi untuk menentukan apakah mereka berharga. Manajemen keuangan akan memerlukan semua proposal untuk investasi untuk memasukkan kasus yang jelas untuk membuat investasi. Hal ini biasanya mengambil bentuk kasus bisnis.
D. Hubungan dengan Proses Manajemen Layanan lainnya
Manajemen keuangan untuk layanan TI adalh pusat Manajemen Layanan TI, dan memiliki hubungan dengan banyak disiplin Manajemen Layanan lain. Interaksi utama adalah dengan layanan tingkat manajemen, manajemen portofolio layanan, kapasitas manajemen dan manajemen aset dan konfigurasi layanan.
Service Level Management
Layanan Manajemen tingkat (SLM) perlu bekerja dengan pengelolaan keuangan dalam kaitannya dengan biaya diusulkan tingkat layanan yang diperlukan untuk memenuhi organisasi bisnis saat ini dan rencana kebutuhan. Biaya-biaya tersebut akan diberikan ke dalam perdebatan tentang apa yang terjangkau dan dapat disampaikan oleh karena itu apa yang dapat disepakati dalam Perjanjian tingkat layanan (SLA). Jika pembebanan pada tempatnya, manajemen keuangan akan terlibat dalam menentukan biaya, termasuk penggunaan pembebanan diferensial sebagai bagian dari permintaan manajemen. Manajemen keuangan akan membantu dalam biaya perubahan dan mengevaluasi investasi baru yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan.
Service Portofolio Manajemen
Manajemen keuangan berkaitan dengan kasus pengembangan bisnis, penilaian peluang investasi, evaluasi pilihan layanan yang berbeda, evaluasi risiko keuangan dan penentuan layanan nilai. Semua ini pusat untuk keputusan tentang apa yang harus disertakan dalam portofolio layanan atau dihapus dari itu. Manajemen keuangan mampu memberikan kontribusi untuk keputusan mengenai cara terbaik untuk menyediakan layanan yang diberikan, apakah ini harus melalui penyedia layanan IT rumahan, atau penyedia pihak ketiga. Manajemen keuangan ini juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana tersedia untuk mendukung pengiriman portofolio layanan dan untuk memastikan anggaran alokasi sejajar dengan itu.
Capacity Management
Baik ketersediaan dan kapasitas manajemen berfokus pada hemat biaya pengiriman layanan, dan manajemen keuangan dapat membantu dengan menyediakan informasi biaya untuk memungkinkan penilaian dampak keuangan diinginkan tingkat kapasitas dan ketersediaan. Proposal untuk berinvestasi dalam kapasitas baru atau peningkatan ketahanan dapat dinilai oleh manajemen keuangan sebelum tindakan diambil untuk membeli. Dimana pembebanan yang pada tempatnya, kapasitas manajemen akan dapat memberikan informasi tentang penggunaan sumber daya yang akan membantu manajemen keuangan yang menentukan biaya.
Service Asset and Configuration Management
Layanan manajemen aset dan konfigurasi mengelola dan memelihara konfigurasi manajemen database (CMDB), yang memegang keuangan dan informasi lainnya pada aset yang diwajibkan oleh manajemen keuangan untuk berbagai penggunaan. Sebagai contoh, dari CMDB, itu harus mungkin untuk mengidentifikasi semua komponen yang diperlukan untuk memberikan layanan yang diberikan dan informasi ini digunakan oleh manajemen keuangan untuk menentukan biaya keseluruhan layanan. CMDB juga memegang informasi tentang aset, seperti tanggal penggantian peralatan dan tanggal penghentian pembaruan lisensi, yang dapat digunakan dalam pengembangan anggaran dan perencanaan keuangan jangka panjang.
Business Relationship Management
BRM membantu manajemen keuangan untuk layanan TI untuk memahami bagaimana pelanggan menaksir nilai yang mereka dapatkan dari IT services dan apa yang mereka siapkan untuk membayar mereka. BRM membantu pelanggan memahami kebijakan keuangan penyedia layanan TI, biaya, risiko dan isu-isu lain, dan menjelaskan bagaimana biaya penyedia jasa menerjemahkan ke dalam biaya pelanggan. Kritis BRM dapat membantu pelanggan memahami implikasi keuangan dari keputusan perencanaan jangka panjang.
